Hướng dẫn thủ tục xin gia hạn visa online tại Nhật

Để tiết kiệm thời gian cho cư dân, cũng như tối ưu hóa quy trình xử lý thủ tục hành chính, Cục quản lý xuất nhập cảnh đã cho phép người nước ngoài (thuộc một số trường hợp) có thể xin gia hạn visa online.

Vậy làm sao để thực hiện thành công? Cùng xem hướng dẫn trong bài viết nhé!

Giấy tờ cần thiết khi gia hạn visa ở Nhật online

Các tư cách lưu trú có thể xin gia hạn online

• Kỹ thuật – Tri thức nhân văn – Nghiệp vụ quốc tế
• Du học sinh
• Thực tập sinh kỹ năng
• Lao động có kỹ năng đặc định
• Vợ/chồng người Nhật
• Vĩnh trú

Những trường hợp đủ điều kiện để đăng ký trực tuyến

Nếu thuộc một trong 7 trường hợp sau, bạn có thể nộp đơn online:

• Xin cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện (để nhập cảnh Nhật Bản)
• Xin thay đổi tư cách lưu trú
• Xin gia hạn thời gian lưu trú
• Xin cấp tư cách lưu trú (cho phép người đã từ bỏ quốc tịch Nhật Bản hoặc người nước ngoài sinh con ở Nhật, có thể lưu trú hơn 60 ngày kể từ lúc xảy ra hai trường hợp này)
• Xin cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện lao động
• Xin giấy phép tái nhập cảnh
• Xin tham gia vào các hoạt động khác ngoài hoạt động được phép theo tư cách lưu trú

Cần chuẩn bị những gì để nộp đơn online?

• Thẻ My Number
• Thẻ cư trú
• Máy tính (Để đăng ký online, bạn sẽ cần tải một phần mềm. Tuy nhiên, phần mềm này không tương thích với điện thoại)
• Đầu đọc/ghi thẻ IC (có thể đọc thông tin trên thẻ My Number khi kết nối thẻ với máy tính)

Lưu ý: Nếu chưa có đầu đọc, bạn nhập「 ICカードリーダライタ」để tìm mua sản phẩm trên Amazon, Rakuten, Mercari, với giá từ 1~2 Sen.

Các bước xin gia hạn visa online

Bước 1: Tải xuống và cài đặt phần mềm JPKI

Các bạn truy cập tại JPKI 利用者クライアントソフト để tải xuống phần mềm. Đừng quên kiểm tra hệ điều hành trên máy của bạn, trước khi lựa chọn phiên bản tải xuống phù hợp.

Theo kinh nghiệm của nhiều người từng đăng ký, thì trình duyệt Edge/Chrome trên máy tính Windows có tỷ lệ thành công cao nhất.

Tham khảo hướng dẫn tải và cài đặt tại đây.

Bước 2: Thêm tiện ích mở rộng (extension) cho Chrome/Edge

Lưu ý, bước này rất quan trọng. Nếu bỏ qua, bạn sẽ không dùng được phần mềm.

Đối với Chrome:

Thông thường, sau khi cài đặt xong và khởi chạy JPKI, màn hình sẽ tự động xuất hiện nút “Chromeに追加” (thêm vào Chrome).

Bạn bấm vào đó, và tiếp tục bấm “拡張機能を追加” để hoàn tất việc cài đặt.

Đối với Edge:

Nếu trên màn hình không có nút thêm extension, bạn có thể chọn “拡張機能を許可する” (cho phép tiện ích mở rộng).

Lúc này, nút “Chromeに追加” (thêm vào Chrome) sẽ hiển thị, bạn chỉ cần bấm vào đó và bấm “拡張機能の追加” (thêm tiện ích mở rộng) để hoàn tất việc thêm extension.

Bước 3: Đăng ký tài khoản trên hệ thống

Để đăng ký người dùng mới trên hệ thống, bạn thực hiện các bước theo thứ tự như sau:

Kết nối đầu đọc/ghi thẻ IC với máy tính của bạn và lắp thẻ My Number vào.

Truy cập hệ thống đăng ký cư trú trực tuyến, và chọn “外国人本人・その他” (Người nước ngoài/Khác) để đăng ký người dùng mới.

Lúc này, phần mềm JPKI sẽ tự động khởi chạy.

Nếu bạn xin phép thay đổi tình trạng cư trú hoặc gia hạn thời gian lưu trú, bạn sẽ được yêu cầu nhập thông tin thẻ My Number.

Nhập mật khẩu (từ 6 đến 16 ký tự chữ và số) của thẻ My Number.

Thiết lập mật khẩu cho tài khoản người dùng (nhập 4 chữ số và bấm OK).

Trên màn hình đăng ký thông tin người dùng, hãy điền thông tin cá nhân của bạn (tên, giới tính, địa chỉ,…). Lưu ý: Bạn nên sử dụng email có đuôi co.jp (an toàn nhất là yahoo mail Japan, đăng ký tại đây), vì gmail không được khuyến khích sử dụng.

Lưu ý: Sau khi đăng ký tài khoản, một email xác nhận sẽ được gửi đến hộp thư của bạn. Do đó, hãy cẩn thận kiểm tra trong mục hộp thư đến và thư rác. Ngoài ra, hãy chắc chắn bạn không cài đặt chặn thư có đuôi @ras-immi.moj.go.jp.

Bước 4: Chuẩn bị các giấy tờ đăng ký online

Ngay cả khi đăng ký online, bạn vẫn cần chuẩn bị hồ sơ xin gia hạn visa đầy đủ. Các giấy tờ cần thiết sẽ khác nhau tùy vào loại tư cách lưu trú, và ngành nghề làm việc. Để chắc chắn, bạn nên tìm hiểu trước, và hỏi bộ phận nhân sự trong công ty để được cung cấp giấy tờ liên quan đến công ty

Về cơ bản, những loại tài liệu sau đây thường không thể thiếu:

1. Đơn xin gia hạn thời gian lưu trú (在留期間更新許可申請書), có thể tải tại đây. Lưu ý: đối với những phần liên quan đến công ty trong đơn, bạn nên hỏi hoặc đề nghị bộ phận nhân sự điền hộ.
2. Giấy tờ nộp thuế/trả lương của công ty (給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表) có thể xin công ty cấp.
3. Hộ chiếu hoặc thẻ lưu trú.
4. Ảnh 3×4 bản mềm.

Lưu ý: Do nộp đơn online, nên tất cả giấy tờ đều phải là bản mềm. Nếu bạn chỉ có hộ chiếu, thẻ cư trú bản cứng, thì bạn cần scan (dùng máy quét, chuyển thông tin trên giấy thành ảnh kỹ thuật số). Sau đó, bạn gộp tất cả giấy tờ vào một file PDF.

Bước 5: Đăng nhập và nộp hồ sơ trên hệ thống online

Bạn làm theo các bước sau để nộp giấy tờ đăng ký lên hệ thống:

1. Gắn thẻ My Number vào đầu đọc và kết nối tới máy tính
2. Đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản đã đăng ký
3. Điền vào form (mẫu đơn) gia hạn visa, và chọn phương thức nhận thẻ mới (gửi qua bưu điện hoặc lấy tại văn phòng cục).
4. Upload 1 file PDF duy nhất (chứa các giấy tờ cần thiết để đăng ký).
5. Upload ảnh thẻ.
6. Bấm nút nộp đăng ký.
7. Đợi kiểm tra email xác nhận.

Thông thường, bạn sẽ nhận được thông báo sau 2-4 tuần và nếu thành công, bạn cần chuẩn bị 4000 Yên để mua tem nhận thẻ lưu trú mới.

Mỗi loại visa và trường hợp xin gia hạn sẽ yêu cầu những giấy tờ khác nhau khi làm thủ tục. Để tránh gặp rắc rối phải bổ sung, thao tác lại nhiều lần, bạn nên truy cập trang web của Cục quản lý xuất nhập cảnh để tìm hiểu kỹ, hoặc gọi điện trực tiếp lên Cục để hỏi (có trợ giúp bằng tiếng Việt, Anh hoặc Nhật).

Lời kết

Trên đây là hướng dẫn chi tiết của Mintoku Work về cách thức xin gia hạn visa online. Chúc các bạn thành công!

Đừng quên cập nhật các bài viết mới nhất của chúng mình tại đây nhé!