Cần lưu ý gì khi gửi email công việc tại Nhật?

Email là hình thức giao tiếp phổ biến nhất trong môi trường kinh doanh, đặc biệt, tại công ty. Tuy nhiên, khác với tin nhắn trên mạng xã hội, email là dạng văn bản có cấu trúc rõ ràng, và đòi hỏi sự “chuẩn chỉnh” (về từ ngữ, chính tả,…) nhất định.

Vì vậy, bất cứ nhân viên nào cũng nên nắm được cách viết và gửi email chuyên nghiệp. Cùng Mintoku Work tìm hiểu bí quyết viết email cho đồng nghiệp, sếp trong bài viết lần này nhé!

Cách gửi email công việc cho thấy tác phong làm việc

Cấu trúc chuẩn của email công việc

Địa chỉ email

Việc đặt tên địa chỉ email chuyên nghiệp ngay từ đầu, sẽ giúp bạn tránh gây ấn tượng xấu với người nhận.

Bí quyết đặt tên email công việc là phải ngắn gọn và chứa họ tên của bạn.

Hình thức gửi email: To, cc, bcc

Sự khác biệt giữa 3 hình thức gửi email: To, cc, và bcc là:

• To: Bạn có thể nhập nhiều địa chỉ email, của những người mà bạn cần nghe phản hồi của họ.
• Cc (viết tắt của Carbon Copy): Chế độ này thường được sử dụng, khi bạn muốn chia sẻ thông tin với người khác, nhưng không yêu cầu họ phản hồi giống như “To”.
• Bcc (viết tắt của Blind Carbon Copy): Hình thức gửi email cho nhiều người cùng lúc, nhưng không để ai biết danh sách người nhận email.

Lưu ý:

• Khi gửi dưới dạng “To” hoặc “Cc”, mọi người đều sẽ nhìn thấy danh sách tên người nhận.
• Dù gửi email dưới dạng “To”, “Cc”, hay “Bcc”, thì người nhận đều có quyền phản hồi.

Tiêu đề email

Tiêu đề cần chứa từ khóa, thể hiện nội dung chính của email, nhưng phải đảm bảo ngắn gọn, súc tích và cụ thể.

Nếu tiêu đề email của bạn không làm nổi bật được mục đích, hoặc viết mơ hồ, nó có thể gây hiểu nhầm, và bị bỏ qua (hoặc hệ thống sẽ chuyển vào mục thư rác).

Ví dụ về tiêu đề email chuẩn:

Nội dung chính

Thông thường, nội dung chính của một email chuyên nghiệp sẽ chứa đầy đủ các thông tin sau:

• Kính gửi:

Tùy vào mức độ quen biết mà bạn có thể áp dụng một trong 2 công thức sau:

Đối với email gửi cho khách hàng, đối tác (người ngoài công ty nói chung), bạn viết “Tên công ty + tên phòng ban + tên người nhận + kính ngữ”.

Ví dụ:

A株式会社

開発部　部長

山田　太郎様

Ông Taro Yamada,

Giám đốc Phòng Phát triển, Công ty Cổ phần A

Đối với email gửi trong nội bộ công ty (cho đồng nghiệp, sếp,…), bạn viết: “Tên bộ phận + tên người nhận + kính ngữ”.

Ví dụ:

経理部

〇〇様
Phòng kế toán

Ông 〇〇

• Lời chào

Ở Nhật, người ta thường gửi lời chào, lời chúc đầu thư, tùy theo tình huống. Tham khảo các mẫu câu sau đây:

Trường hợp giao tiếp với người ngoài công ty:

いつもお世話になっております。〇〇商事〇〇課の〇〇です。

(Cảm ơn sự giúp đỡ của anh/chị. Đây là 〇〇 từ Bộ phận 〇〇 Công ty 〇〇)

お忙しいところ失礼いたします。〇〇商事〇〇課の〇〇です。

(Xin lỗi vì sự bất tiện này. Đây là 〇〇 từ Bộ phận 〇〇 Công ty 〇〇)

初めてご連絡いたします。〇〇商事〇〇課の〇〇です。

(Đây là lần đầu tiên tôi liên hệ với anh/chị. Tôi là 〇〇 từ Bộ phận 〇〇 Công ty 〇〇)

ご連絡いただき、誠にありがとうございます。

(Cảm ơn anh chị vì đã liên hệ với chúng tôi)

Trường hợp trao đổi nội bộ:

お疲れ様です。〇〇課の〇〇です。

(Cảm ơn vì sự chăm chỉ của anh/chị. Đây là 〇〇 từ bộ phận 〇〇)

• Mục đích gửi email

Hãy ghi rõ ý chính trước, sau đó, phân tích chi tiết. Ngoài ra, bạn nên đảm bảo độ dài của các đoạn văn chỉ khoảng 20 đến 30 ký tự, và được phân chia bởi dấu cách, để dễ nhìn.

Nếu có nhiều thông tin cần trình bày, hãy sử dụng các gạch đầu dòng, và câu văn ngắn, súc tích.

• Lời cảm ơn

Tham khảo các mẫu câu sau:

何卒よろしくお願い申し上げます。

(Cảm ơn sự hỗ trợ của anh/chị)

お力添えのほど、よろしくお願いいたします。

(Cảm ơn rất nhiều vì sự hợp tác của anh/chị)

お手数かとは思いますが、ご確認よろしくお願いいたします。

(Xin lỗi vì sự bất tiện này, nhờ anh/chị kiểm tra giùm tôi)

Chữ ký cuối email

Nhiều người thường bỏ quên chữ ký cuối email, vì cho rằng nó không quan trọng. Tuy nhiên, người nhận thường sẽ chú ý đến chữ ký và thông qua đó, đánh giá tác phong làm việc của bạn.

Do đó, hãy đảm bảo chữ ký cuối email của bạn chứa đầy đủ thông tin như tên công ty, bộ phận, họ tên bạn, số điện thoại, email,…

Chữ ký email chuyên nghiệp, đầy đủ nhất

Mẫu email công việc

Mẫu 1: Email cảm ơn

件名：

昨日の打ち合わせの御礼／株式会社△△　▲▲

本文：

株式会社◯◯

• ●様

いつもお世話になっております。

株式会社△△の▲▲です。

昨日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。

[Chủ đề] Cảm ơn đã tham gia cuộc họp ngày hôm qua/△△ Công ty TNHH ▲▲

[Nội dung]

◯◯ Công ty TNHH

Ông ●●

Cảm ơn sự giúp đỡ của ông.

Đây là ▲▲ từ Công ty TNHH △△

Cảm ơn ông rất nhiều vì đã dành thời gian trong lịch trình bận rộn của mình, để đến vào ngày hôm qua.

Mẫu 2: Email yêu cầu/đề xuất

件名：

〇〇プロジェクト第1回お打ち合わせの日程調整のご依頼

本文：

株式会社◯◯

• ●様

いつも大変お世話になっております。

株式会社△△の▲▲です。

昨日、お電話でご相談いたしました件について、

一度直接お打ち合わせをしたく存じます。

[Chủ đề] Yêu cầu sắp xếp cuộc họp đầu tiên về dự án 〇〇

[Nội dung]

Ông ◯◯

• ● Công ty TNHH

Cảm ơn sự giúp đỡ của ông.

Đây là ▲▲ từ Công ty TNHH △△.

Tôi hy vọng có một cuộc gặp mặt trực tiếp, liên quan đến vấn đề tôi đã thảo luận qua điện thoại ngày hôm qua.

Kết luận

Bên cạnh việc tuân thủ đúng cấu trúc email ở trên, bạn cũng nên lưu ý một số điều sau khi gửi email trong công việc:

• Thứ nhất, hãy kiểm tra email thường xuyên, để không bỏ lỡ thông tin quan trọng và phản hồi email trong vòng 1 ngày.
• Thứ hai, tránh gửi tệp đính kèm có kích thước quá lớn (tốt nhất là nén tệp hoặc lưu trữ online trước).
• Thứ ba, khi cần trao đổi công việc gấp, bạn nên gọi điện hoặc gặp trực tiếp, thay vì gửi email.

Đừng quên theo dõi các bài viết hữu ích khác trên Mintoku Work nhé!