Bí quyết giao tiếp trong công việc hiệu quả bằng tiếng Nhật

Tương tự như tiếng Việt, tiếng Nhật cũng là một trong những ngôn ngữ đặc biệt và khó học nhất thế giới, khi có đến 3 bảng chữ cái áp dụng cho từng ngữ cảnh khác nhau.

Tiếng Nhật không chỉ khó ở cách phát âm, ngữ pháp hay những chữ tượng hình, mà còn phức tạp trong cách sử dụng kính ngữ. Điều này xuất phát từ thái độ lịch sự, tôn trọng người khác đã ăn sâu vào tâm tính người Nhật qua nhiều thế hệ.

Giao tiếp với cấp trên bằng tiếng Nhật

Hôm nay, hãy cùng Minna No Tokugi tìm hiểu cách giao tiếp tiếng Nhật đúng chuẩn tại nơi làm việc nhé!

Xưng hô trong công việc như thế nào cho đúng?

Văn hóa của người Nhật vốn coi trọng lễ nghi, “kính trên nhường dưới”, nên ngay trong cách giao tiếp, họ cũng sử dụng nhiều kính ngữ, khiêm nhường ngữ (謙譲語) và quy tắc cúi chào khác nhau.

Điều này rất dễ cảm nhận, dù bạn nói chuyện trực tiếp hay trao đổi qua điện thoại với người Nhật. Hơn nữa, thông qua cách dùng từ ngữ, họ sẽ phần nào đánh giá được con người của nhau.

Việc xưng hô càng quan trọng khi bạn làm việc trong môi trường doanh nghiệp. Do đó, nếu bạn là người nước ngoài, và chưa hiểu rõ cách thức giao tiếp phức tạp của tiếng Nhật, trước tiên, hãy ghi nhớ được những điều cơ bản sau đây:

Khi nói về bản thân: 

Bạn có thể xưng “tôi” bằng các cách sau:

• わたし(watashi):  Tôi – Dùng trong hoàn cảnh lịch sự hoặc trang trọng.
• わたくし (watakushi): Tôi – Là một cách xưng hô lịch sự hơn watakushi, chủ yếu thường thấy trong các buổi lễ hay bầu không khí trang trọng.
• わたしたち (watashitachi): Chúng tôi, nhưng không bao gồm người nghe.
• わたしども (watakushidomo): Chúng tôi – Một cách diễn đạt khiêm tốn khi nhân viên nhắc về công ty với đối tác/khách hàng.

Không nên xưng “tôi” như thế nào tại nơi làm việc?

• ぼく(boku): Tôi – Đây là cách xưng hô dành cho nam giới trong các tình huống thân mật nhưng không hề thiếu đứng đắn, hay quá trớn. Tuy nhiên, bạn vẫn nên tránh dùng trong các cuộc họp, gặp mặt, nghi lễ trang trọng,…
• あたし (atashi): Tôi – Một cách xưng “tôi” giống わたし (watashi), nhưng điệu đà, và duyên dáng hơn dành cho phái nữ.
• おれ (ore): Tao – Chỉ nên dùng cho trường hợp thân mật giữa bạn bè, với đàn em thân thiết nhỏ tuổi hơn hoặc ở ngoài đường phố.

Giao tiếp tiếng Nhật trong công việc

Khi trao đổi với sếp/cấp trên:

Bạn có thể áp dụng các cách gọi sếp như sau:

• “Họ + chức vụ”  (Ví dụ: Tanaka manager). Ngoài ra, còn có các chức vụ khác như Buchou (trưởng phòng), Shachou (giám đốc).
• “Tên + senpai” : dùng với người vào công ty trước bạn, hoặc tiền bối

Ngoài ra, nếu trao đổi với đồng nghiệp, bạn có thể tham khảo các cách xưng hô sau:

• おまえ (Omae): Mày – Dùng khi nói chuyện với người cùng cấp hoặc cấp dưới.
• きみ (Kimi): Em – Tương tự như Omae, nhưng chủ yếu đàn ông sẽ dùng từ này với người ngang hàng hoặc cấp dưới của họ.

Khi nói chuyện với khách hàng:

Công thức chuẩn, mà bạn có thể áp dụng khi xưng hô với khách hàng như sau:

Tên khách hàng + さま (sama) hoặc là Tên + どの (dono)

• 様  [さま] (sama): Kính ngữ này nhằm thể hiện sự tôn trọng rất cao với người có địa vị hơn hẳn mình, khách hàng, hoặc người mà bạn ngưỡng mộ. Tuy nhiên trong một số trường hợp, người ta sẽ sử dụng từ này với ý nghĩa mỉa mai, khinh bỉ những người có tính khoe khoang, kiêu ngạo. Đặc biệt không nên dùng “sama” sau tên mình, bởi vì cách nói này cực kỳ bất lịch sự.
• 殿  [どの] (dono): Khi đi kèm với tên gọi, nó có nghĩa là “chúa tể” hay “chủ soái”. Do đó, chỉ nên sử dụng kính ngữ này nếu muốn thể hiện thái độ cực kỳ kính trọng. Đa phần mọi người sẽ dùng dono với ông chủ, cấp trên. Tuy nhiên, nó cũng hiếm thấy trong văn phong Nhật Bản.

Dùng kính ngữ khi giao tiếp tiếng Nhật trong kinh doanh

Ngoài ra, người Nhật cũng dùng kính ngữ さん (san) cho con gái một cách thông dụng trên mọi lứa tuổi, tên gọi, bất kể hoàn cảnh trang trọng hay bình thường. Tương tự với “san”, thì có くん (kun) dành cho con trai. Tuy nhiên, không nên gắn hai kính ngữ này vào chức danh vì nó bất lịch sự.

Khi muốn nói “công ty chúng tôi”:

Bạn có thể dùng 当社 (Tōsha ) / とうしゃ(tō sha) / わが社 (Waga sha) để chỉ “công ty chúng tôi”.

Khi muốn nhắc đến “công ty bạn”:

そちら様 (Sochira-sama), こちら様 (kochira-sama), 御社 / おんしゃ (onsha) là những cách lịch sự để đề cấp đến “công ty bạn”.

Những mẫu câu giao tiếp phổ biến trong công việc

Trường hợp cần mở lời nhờ vả đồng nghiệp/cấp trên

Tham khảo các mẫu câu mở lời sau:

• お忙しいところ申し訳ありません (Xin thứ lỗi vì đã làm phiền trong lúc anh chị đang bận).
• お話し中、大変失礼いたします (Tôi xin lỗi vì làm gián đoạn câu chuyện).
• ただ今 お時間 よろしいでしょうか (Anh chị có tiện dành thời gian bây giờ không?)
• 助けていただけますか (Anh chị có thể giúp tôi một tay được không?)

Trường hợp muốn tham khảo ý kiến cấp trên

Bạn áp dụng các mẫu câu sau:

• 少々 お伺いしますが ( Tôi có thể hỏi một vài câu được không?)
• いかが いたしますか … (Tôi nên làm gì?)
• いかが なさいますか … (Anh chị muốn nó như thế nào?)
• お差し支えなかったら (Nếu anh chị không phiền…)

Trường hợp nghe điện thoại

• お世話に なって おります (Cảm ơn sự giúp đỡ của bạn)
• あいにく席を外しております (Thật không may, tôi đang không có mặt tại văn phòng)
• XXさんはいらっしゃいますか (Xin hỏi anh XX có ở đó không ạ?)
• こんなに朝早く/夜遅くお電話して申し訳ありません (Xin lỗi vì đã gọi cho bạn vào lúc sáng sớm/đêm khuya thế này)

Lời kết

Mặc dù nhiều công việc tại Nhật hiện nay không yêu cầu quá cao về trình độ tiếng Nhật của người lao động nước ngoài, nhưng việc học hỏi ngôn ngữ mới này có thể giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn rất nhiều.

Đặc biệt, tại môi trường làm việc, để được sếp đánh giá cao, các bạn chắc chắn không thể thiếu kỹ năng giao tiếp hiệu quả. Do đó, hãy cố gắng nâng cao trình độ tiếng Nhật liên tục bằng cách tham khảo nhiều mẫu câu thông dụng khác nhau, bên cạnh những gợi ý của Minna No Tokugi ở trên nhé!