Horenso – Phương pháp làm việc nhóm năng suất cao của người Nhật

Nhật Bản từng bị tàn phá nặng nề sau Thế Chiến thứ II, là quốc gia nghèo nàn về tài nguyên thiên nhiên và chịu thiên tai (động đất, sóng thần,…) nhiều nhất thế giới. Vậy nhờ đâu mà đất nước này có thể tăng tốc “thần kỳ” để trở thành nền kinh tế lớn thứ ba thế giới như hiện nay?

Horenso giúp tăng cường gì trong công việc?

Tất cả là nhờ sự đoàn kết, tinh thần tập thể, cùng nhau làm việc, đã trở thành truyền thống. Hôm nay, hãy cùng Minna No Tokugi tìm hiểu xem quy tắc Horenso – bí quyết làm việc nhóm của người Nhật có gì mà lại mang đến hiệu quả khiến nhiều người phải thán phục nhé!

Horenso là gì?

Horenso là viết tắt của:

• Hokoku (報告): Báo cáo. Trong công việc, bạn phải thường xuyên thông báo, cập nhật tình hình về tiến độ công việc, kết quả, vấn đề phát sinh,… với sếp qua email, cuộc họp, giấy tờ,…
• Renraku (連絡): Liên lạc. Từ này còn có thể hiểu là kết nối, trao đổi thông tin với các bên liên quan như đồng nghiệp, cấp trên, cấp dưới, những bộ phận khác trong công ty để cùng nhau hoàn thành tốt nhiệm vụ. Đặc biệt, khi có việc quan trọng, liên lạc kịp thời, đúng người là điều cần thiết.
• Sodan (相談): Tham vấn. Điều này có nghĩa là bạn phải biết đặt câu hỏi, đóng góp ý kiến để tìm ra giải pháp hiệu quả nhất cho các vấn đề trong công việc. Bởi không một cá nhân nào là có kiến thức hoàn hảo.

Những lợi ích của Horenso

Horenso về cơ bản là ba cách giao tiếp, truyền đạt thông tin hiệu quả trong công việc. Những công ty có hệ thống báo cáo càng rõ ràng, thì càng phát triển bền vững. Dưới đây là những lợi ích cụ thể mà Horenso mang lại:

• Giảm sai sót trong công việc

Thông qua việc giao tiếp, bạn và đồng nghiệp xung quanh sẽ dễ dàng lường trước những rủi ro có thể xảy ra, và phát hiện sai sót kịp thời để điều chỉnh. Từ đó, chất lượng công việc ngày càng được nâng cao.

• Giúp sếp dễ quản lý, theo dõi tiến độ

Công việc của người lãnh đạo không giống như nhân viên. Họ thường có rất nhiều thứ phải quan tâm và nhiều việc quan trọng phải làm.

Vì vậy, sếp sẽ không có thời gian rảnh để theo sát và thường xuyên hỏi xem bạn đang làm nhiệm vụ đến đâu, có gặp khó khăn gì không, mà bạn phải chủ động báo cáo, hỏi ý kiến cấp trên định kỳ hoặc trong trường hợp khẩn cấp.

Điều này không chỉ giúp bạn tiến bộ nhanh, mà còn giúp sếp dễ bao quát, quản lý hiệu suất làm việc của cả nhóm, và đảm bảo tiến độ công việc/dự án.

Văn hóa Horenso giúp người Nhật làm việc hiệu quả

• Tạo môi trường làm việc gắn kết

Việc giao tiếp thường xuyên cũng rút ngắn khoảng cách giữa những nhân viên. Nếu bạn là người nước ngoài, thì một môi trường làm việc hòa đồng sẽ giúp bạn làm quen, thích nghi với văn hóa công ty dễ dàng hơn. Từ đó, công việc sẽ tiến triển thuận lợi. Khi có khó khăn, bạn cũng nhận được giúp đỡ nhanh chóng.

• Xác định điểm mạnh, điểm yếu của từng thành viên

Làm việc theo nhóm quan trọng nhất là xác định được điểm mạnh, điểm yếu của từng thành viên để phân công nhiệm vụ phù hợp, giúp phát huy ưu điểm của người đó, nhưng cũng bù trừ cho khiếm khuyết của người khác.

Để làm được như vậy, người lãnh đạo phải thường xuyên trao đổi, quan sát và chú ý đến kết quả công việc của từng người. Ví dụ, một người thường làm thành công một nhiệm vụ, thì có thể nói người đó có kỹ năng tốt trong lĩnh vực đó.

Quy trình thực hiện Horenso trong công việc

• Báo cáo

Thời điểm tốt nhất để báo cáo là sau khi bạn hoàn thành xong việc, và báo cáo định kỳ vào thời điểm cố định theo sếp yêu cầu (ví dụ như: trong cuộc họp, tổng kết cuối năm,…).

Không nên báo cáo vào thời điểm người khác đang bận. Tuy nhiên, trong trường hợp gấp, bạn có thể nói “〇〇について報告したいのですが。” (Tôi muốn báo cáo về 〇〇), để sếp kịp thời cập nhật tình hình.

Những bí quyết giúp báo cáo hiệu quả:

• Xác định rõ mục đích báo cáo: cho ai? về việc gì? phong cách trình bày nào sẽ phù hợp?
• Chuẩn bị đầy đủ thông tin chính xác và liên quan đến nội dung báo cáo. Ví dụ, khối lượng công việc hoàn thành, khó khăn đang gặp phải,…
• Viết email, soạn thảo văn bản hoặc báo cáo trực tiếp đều nên sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu, đảm bảo bố cục hợp lý theo trình tự logic.

• Liên lạc

Liên lạc được đánh giá là phần khó nhất trong Horenso, vì cần phải chú ý đến yếu tố thời gian.

Lưu ý khi liên lạc với người Nhật:

• Tránh liên hệ vào lúc người khác đang bận.
• Kiểm tra xem đồng nghiệp có cuộc họp vào khoảng thời gian mà bạn muốn gọi hay không để không làm gián đoạn cuộc họp.
• Nếu cần giao tiếp với nhiều người, cách tốt nhất là gửi email nội bộ hoặc thông báo bằng văn bản.
• Từ ngữ giao tiếp cần ngắn gọn, đúng trọng tâm và dễ hiểu.

Kỹ năng Horenso – trao đổi thông tin

• Tham vấn (hỏi ý kiến)

Khi muốn xin ý kiến ai đó, bạn nên giải thích lý do tại sao bạn cần đặt câu hỏi.

Tham khảo những mẫu câu xin ý kiến sau đây:

• 〇〇という業務が苦手なのですが、何かアドバイスを頂けますか ( Tôi không có kinh nghiệm lắm về công việc 〇〇, bạn có thể cho tôi lời khuyên được không?)
• 〇〇案件について、一度〇〇部長にお時間を頂戴し、ご助言いただきたいのですがいかがでしょうか？(Về dự án 〇〇, tôi muốn được nhận lời khuyên từ tổng giám đốc 〇〇. Như vậy có được không?)
• これから〇〇プロジェクトに参画するので、ぜひご指導のほどお願い申し上げます。(Kể từ bây giờ, tôi sẽ tham gia vào dự án 〇〇 nên tôi rất mong nhận được sự hướng dẫn của bạn)

Trong trường hợp bạn muốn phát biểu, hãy sử dụng những mẫu câu sau:

• 私の意見を述べてもよろしいでしょうか (Tôi có thể bày tỏ ý kiến ​​của mình không?)
• ◯◯さんの意見は◯◯なんですね。私の意見を述べると〜(Ý kiến ​​của ông ◯◯ là ◯◯. Hãy cho phép tôi nêu ý kiến ​​của mình)

Kết luận

Horenso là ba cách giao tiếp hiệu quả trong công việc mà người lao động nên có càng sớm càng tốt. Đặc biệt, tại một đất nước coi trọng lễ nghi như Nhật Bản, thì việc trao đổi với đồng nghiệp, sếp, khách hàng,… càng phải khéo léo, chuyên nghiệp và đặt thái độ tôn trọng người khác lên hàng đầu.

Hy vọng những thông tin ở trên sẽ phần nào giúp bạn thích nghi tốt với môi trường công sở tại Nhật Bản. Để cập nhật các bài viết hữu ích khác, bạn đừng quên theo dõi Minna No Tokugi thường xuyên nhé!