Nhân viên văn thư tại trường học làm gì?

Nhân viên văn thư tại trường học là một trong những công việc hành chính thú vị, thích hợp cho những ai có tính cách hòa đồng, yêu thích việc phát triển con người. Tuy nhiên, tùy nội dung công việc, quy mô và loại hình trường học, mà yêu cầu tuyển dụng sẽ khác nhau.

Nhiệm vụ của nhân viên văn thư trường học là gì?

Tại Nhật Bản, nếu muốn làm việc cho các trường tiểu học, trung học cơ sở công lập, bạn phải vượt qua kỳ thi công chức ở địa phương. Nhưng với các trường tư thục (đặc biệt là bậc đại học), bạn sẽ dễ dàng ứng tuyển qua các trang web tìm việc.

Trước tiên, hãy cùng tìm hiểu về công việc này nhé!

Mô tả công việc của nhân viên văn thư tại trường học

Nhìn chung, nhân viên văn thư (学校事務職員) là người đại diện cho trường để tiếp xúc và làm việc với phụ huynh, học sinh, chính quyền địa phương, người dân,… khi cần thiết. Do đó, công việc của họ ảnh hưởng trực tiếp đến danh tiếng nhà trường.

Những nhiệm vụ cụ thể có thể khác nhau tùy vào quy mô tổ chức và bậc giáo dục. Dưới đây là các công việc chính của nhân viên văn thư:

Hành chính tổng hợp

Bạn sẽ soạn thảo văn bản, nhập dữ liệu, in ấn, phát hành tài liệu nội bộ, cấp chứng chỉ, quản lý chấm công,… Tại các trường tư thục, bạn còn có thể chịu trách nhiệm tuyển sinh.

Điểm khác biệt giữa những công việc văn phòng trong công ty và tại trường học là “sự phản hồi với học sinh, phụ huynh”. Do đó, nhân viên văn thư sẽ tư vấn và xử lý việc chuyển trường, nghỉ học, cũng như các đơn đăng ký khác.

Kế toán

Quản lý ngân sách nhà trường, tính lương cho giáo viên, nhân viên cũng là một trong những công việc của nhân viên văn thư. Đồng thời, bạn sẽ quyết toán chi phí, xử lý phiếu gửi và rút tiền, hỗ trợ lập báo cáo tài chính,… như một kế toán.

Quản lý cơ sở vật chất

Nhân viên văn thư cần đảm bảo chất lượng cơ sở vật chất để tạo môi trường học tập, giảng dạy lý tưởng cho học sinh và giáo viên. Nếu có bất kỳ hư hỏng nào, họ sẽ gửi yêu cầu sửa chữa, theo dõi các đơn đặt hàng vật tư.

Hỗ trợ học sinh (sinh viên)

Công việc của nhân viên văn thư cũng bao gồm tiếp nhận và xử lý các đơn xin học bổng, giới thiệu và hỗ trợ tìm nhà ở, việc làm bán thời gian cho học sinh (sinh viên).

Những công việc khác

Về cơ bản, những công việc hành chính và mang tính hỗ trợ hoạt động trong trường rất nhiều. Do đó, nhân viên văn thư phải là người đa nhiệm, và có thể đảm nhận cả những việc như quản lý tình trạng đăng ký tín chỉ (đơn vị đo khối lượng kiến thức), thanh toán học phí của sinh viên, tuyển dụng giáo viên (nhân viên), phát tờ rơi, quản lý website trường học,…

Nhân viên văn phòng tại trường học hỗ trợ sinh viên

Mức lương của công việc văn thư tại trường học

Mức lương trung bình theo giờ của nhân viên văn thư tại trường học là khoảng 1.280 Yên ở các vị trí bán thời gian hoặc nhân viên tạm thời. Con số này thấp hơn một chút so với nhân viên hành chính văn phòng tại công ty bình thường.

Tuy nhiên, thu nhập hàng tháng (lương khởi điểm) của lao động chính thức (toàn thời gian) trong văn phòng trường học thì gần như tương đương với những người làm công ty, là khoảng 226.709 Yên.

Lưu ý: Mức lương của các trường tư thục có thể cao hơn trường công. Và tùy thuộc vào hiệu quả công việc của bạn, mức lương theo giờ của nhân viên bán thời gian sẽ tăng lên nhanh chóng.

Cách viết “Entry Sheet” dễ đậu cho nhân viên văn thư

Một trong những khó khăn khi viết đơn xin việc (Entry Sheet) vị trí nhân viên văn thư là động lực ứng tuyển. Tham khảo các lưu ý sau đây:

• Giải thích lý do vì sao bạn muốn làm nhân viên văn thư ở trường một cách cụ thể. Ví dụ: “販売職のアルバイトで培ったコミュニケーション能力を活かし、自分と同じように教育によって成長実感が得られる子どもを増やしたい」のような内容で考えられます。” (Tôi muốn áp dụng kỹ năng giao tiếp của mình trong công việc bán thời gian này để tăng số lượng học sinh đăng ký học ở trường).
• Nếu bạn chuyển từ ngành khác sang lĩnh vực giáo dục, hãy nói rõ động lực của mình. Ví dụ: “コンサルティング会社で営業をした経験から、子どものころの教育が社会人になっても大きな影響を及ぼしていることを実感したため” (Nhờ kinh nghiệm làm nhân viên bán hàng tại công ty tư vấn trước đây, tôi nhận ra nền tảng giáo dục mà một người nhận được khi còn nhỏ, ảnh hưởng rất lớn đến quá trình trưởng thành của họ).
• Giải thích vì sao bạn chọn trường học này: Hãy nghiên cứu kỹ website của trường và cố gắng đề cập thông tin liên quan đến triết lý giáo dục, văn hóa làm việc,… tại nơi muốn ứng tuyển.

Cách viết Entry Sheet ứng tuyển nhân viên văn thư trường học

Những kỹ năng cần thiết để làm nhân viên văn thư tại trường

Mặc dù những công việc hành chính tại trường không quá khó, nhưng sẽ yêu cầu bạn một số kỹ năng cần thiết. Ví dụ:

• Kỹ năng giao tiếp
• Kỹ năng tin học văn phòng (Word, Excel,…)
• Kỹ năng quản lý thời gian
• Khả năng giải quyết vấn đề chính xác và nhanh chóng
• Tư duy linh hoạt

Lời kết

Thực tế, nội dung công việc của nhân viên văn thư rất khác nhau tùy thuộc vào quy mô và loại trường. Do đó, khi ứng tuyển vị trí này, hãy cân nhắc đến các kỹ năng, đam mê và mức lương bạn nhận được.

Nếu bạn yêu trẻ con, làm việc tại trường tiểu học sẽ rất phù hợp. Nếu bạn cần tích lũy kinh nghiệm, bạn nên lựa chọn các trường học quy mô vừa và nhỏ.

Tham khảo thêm các bài viết hữu ích khác tại Mintoku work nhé!